Dylematy organizatorów z branży eventowej

Osoby z branży MICE zazwyczaj mierzą się z kilkoma problemami. Dylematy te dotyczą na przykład tego, jaki ma być czas określonego eventu, czy jak przygotować rzetelną ofertę. I przyznać należy, że wszystko zależy od określonego wydarzenia. Wiele kwestii odnosi się do samych uzgodnień ze zleceniodawcami, chociażby do samego terminu realizacji, kiedy to niejednokrotnie trzeba negocjować warunki, narażając się na utratę zlecenia.

Najczęstsze problemy

Czas przygotowania rzetelnej oferty zależy między innymi od: liczby gości, charakteru wydarzenia, terminu i długości spotkania, czy wstępnych założeń odnośnie programu. Inaczej w końcu przebiegać będzie gala na 500 osób, a jeszcze inaczej mniejsze spotkanie, w bardziej swobodnym klimacie. Osoby organizujące poszczególne eventy podkreślają jednak, że wymagania zleceniodawców bywają różne i niejednokrotnie zdarza się tak, że na przygotowanie dużej imprezy mają parę dni. Wyjazdy zagraniczne typu incentive również stanowią duże wyzwanie. Tutaj bowiem dużą rolę odgrywają ceny za rezerwację i inne kwestie logistyczne, z jakich również często zleceniodawcy nie zdają sobie sprawy.

Stosunek do zleceniodawców

Osoby z branży MICE podkreślają, że zleceniodawcy przede wszystkim nie rozumieją branży spotkań. Nie wiedzą na przykład, ile czasu zajmuje napisanie profesjonalnego scenariusza imprezy. Żądają więc krótkiego czasu odnoście przygotowania briefu. Agencje eventowe, aby nie tracić klientów i w obawie przed konkurencją, muszą niejednokrotnie sprostać wygórowanym oczekiwaniom. Na szczęście, świadomość zleceniodawców wzrasta.

Specyfika branży eventowej

Specyfika branży eventowej wymaga często od osób w niej pracujących aktywności nawet przez 24 godziny na dobę! Szczególnie, tuż przy finiszu wydarzenia. Również należy być elastycznym, ponieważ zarówno w trakcie przygotowań, jak i samego eventu może zdarzyć się coś, na co będzie trzeba szybko zareagować. Najbardziej znaczącym w tym momencie problemem jest właśnie wcześniej wspomniane już narzucanie krótkich terminów przygotowania oferty przez zleceniodawców. Warto, by osoby z branży MICE podejmowały dialog ze swoimi klientami. Powinny one uświadamiać ich, że dobry brief wymaga więcej uwagi i czasu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *